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Ce qu'il faut savoir sur le dossier EHPAD
✔️Le dossier d'admission en maison de retraite contient des éléments bien précis ✔️ Vous aimeriez en savoir plus? ✔️ Voici l'essentiel à savoir dans cet article
Le dossier EHPAD est un dossier d'admission qui sert à solliciter une entrée en établissement d’hébergement pour personnes âgées dépendantes. Il est rempli par la personne âgée ou son représentant légal et comporte deux grands volets : le volet médical et le volet administratif.
Le volet médical du dossier de demande d’admission en EHPAD
Le volet médical prend en compte un questionnaire médical s’étendant sur 4 pages. Ce questionnaire sert à connaître et évaluer l’état de santé du futur résident. Il permet par ailleurs de déterminer la prise en charge qui lui conviendrait le mieux. Le questionnaire doit donc être renseigné par le médecin traitant ou un autre médecin du futur résident (la personne âgée). C’est ce volet qui va aider le médecin coordonnateur de l'EHPAD à décider si les possibilités d’accueil de l’établissement permettent d'accepter la demande d'admission. À noter qu’il doit impérativement être mis sous pli confidentiel.
Le volet administratif du dossier de demande d'admission en EHPAD
Le volet administratif prend aussi en compte un questionnaire qui s’étend sur 4 pages. Il s'agit d'un questionnaire administratif dans lequel la personne âgée ou son représentant légal indique entre autres :
- Sa situation familiale ;
- Le nom de la personne à contacter dans le cadre de la demande ;
- Les précisions sur le contexte de la demande : motivation, aides financières et dates d’entrées prévues.
D'autres détails qui vont servir de base à l’élaboration du projet de vie individualisé seront également précisés.
Des pièces doivent être jointes au dossier d'admission en EHPAD. Il s'agit entre autres : du dernier avis d'imposition ou de non-imposition et des justificatifs des pensions de retraite.
Le dossier EHPAD peut être adressé directement, par courrier ou email, à chaque établissement envisagé.
À noter que le dépôt du dossier d'admission revient à faire une demande qui est étudiée. C'est une inscription sur une liste d'attente en attendant la suite de la procédure. Elle ne garantit donc en aucun cas une admission automatique.
Quelles sont les pièces justificatives à joindre au dossier d'admission en EHPAD ?
Outre le dernier avis d'imposition ou de non-imposition et les justificatifs des pensions de retraite, le futur résident doit accompagner son dossier d'autres documents. La liste de ces documents varie selon l’établissement de retraite choisi. Cependant, on y retrouve presque toujours les éléments suivants :
- Une copie de la carte nationale d’identité ou du passeport ;
- Une copie de l’attestation de la carte Vitale ;
- Une copie du livret de famille ;
- Une notification du conseil départemental du droit à l’aide sociale ;
- Une notification de l’allocation personnalisée d’autonomie à domicile pour l’accueil temporaire ;
- Une dérogation d’âge pour l’EHPAD si la personne âgée a moins de 60 ans ;
- Une copie de la carte de séjour pour les étrangers ;
- Une copie de la mutuelle ou de l’attestation de complémentaire santé solidaire ;
- Une notification de l'allocation personnalisée d'autonomie établissement pour l’hébergement permanent ;
- Une copie de l’ordonnance de jugement de mise sous protection juridique de la personne.
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Quand monter le dossier d'admission en EHPAD ?
En général, la préparation du dossier EHPAD se fait pendant le processus de demande d’admission elle-même enclenchée par la décision d’intégrer un EHPAD.
Cette dernière peut être motivée par de nombreuses raisons. Pour les malades d’Alzheimer par exemple, elle s'impose quand :
- la désorientation temporo-spatiale s’aggrave ;
- le besoin d’aide et d’assistance est croissant ;
- leur sécurité est mise en péril par les troubles de mémoire qui s’aggravent ;
- le coût de l'aide à domicile est trop élevé ;
- les membres de la famille du malade ne peuvent pas lui rendre visite régulièrement à cause de l’éloignement ;
- l’état de santé en général s’aggrave.
En général, c'est la perte de l’autonomie motrice et intellectuelle qui entraîne un lancement de la procédure d'admission en EHPAD.
Quel est le modèle du dossier d'admission en EHPAD
Le dossier d'admission en Établissement d'Hébergement pour Personnes Âgées Dépendantes EHPAD suit un modèle unique pour toutes les demandes d'admission en maison de retraite. C'est un dossier national unique.
Il peut donc être présenté dans plusieurs établissements. Ceci permet de faciliter les différentes démarches pour les familles et les proches. Le modèle unique du dossier est à remplir en un seul exemplaire.
Plusieurs copies seront réalisées ensuite selon le nombre d'établissements à solliciter. Comme nous l'avons précisé plus haut, ce dossier comprend : un volet administratif à renseigner personnellement ou par toute personne étant habilité pour le faire ; un volet médical à faire remplir par le ou les médecins en charge.
Ce modèle peut être utilisé entre autres pour :
- l’hébergement temporaire ;
- les petits EHPAD de moins de 25 places ;
- l’accueil de jour.
Téléchargez le formulaire unique en cliquant ici.
Comment faire une demande d’admission en EHPAD en ligne ?
Il est aujourd’hui possible de lancer une ou plusieurs demandes d’admission en maison de retraite en ligne. Ceci, grâce au service public ViaTrajectoire. Il s'agit d'un portail d'orientation qui sert à trouver des maisons de retraite et s'y inscrire.
Pour ce faire, utilisez l'annuaire mis à disposition sur le portail. Il permet de procéder à une recherche en prenant en compte divers critères comme : la localisation de la maison de retraite recherchée, de la nature des prestations proposées et des tarifs.
Vous aurez alors accès à une fiche détaillée qui présente les EHPAD en décrivant leurs prestations, la tarification et en présentant quelques photos.
Pour la création du dossier d'admission, rendez-vous dans l’espace « particuliers » et créez-y votre dossier.
Un dossier de demande d’admission en EHPAD se décompose en deux parties : le volet administratif à remplir vous-même et le volet médical à faire remplir par votre médecin. Un volet autonomie rempli par votre médecin pourra être aussi ajouté.
En procédant à la demande en ligne sur ViaTrajectoire, vous avez la possibilité d'envoyer en un seul clic le dossier remplit, à plusieurs établissements. Il n'est donc pas nécessaire de le remplir à chaque fois pour chaque établissement sélectionné.
Vous pouvez également y suivre l’évolution de la demande, et ce, à tout moment. Cliquez ici pour vous rendre sur ViaTrajectoire.
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Quel est le délai d'attente après le dépôt du dossier d'admission en EHPAD ?
Après le dépôt du dossier d'admission en EHPAD, le délai d'attente va dépendre de la nature de l'EHPAD choisi. Pour les maisons de retraites privées à but lucratif, il est de moins d'un mois. Ceci est dû aux tarifs élevés de leurs prestations. On y retrouve en effet peu de monde.
Pour les retraites privées ou associatives, il est de 1 à 3 mois. Les prestations sont intéressantes avec des tarifs moins élevés.
Chez les maisons de retraite publique non habilitées à l’aide sociale, par contre, ce délai est de 3 à 6 mois. Le prix y est en effet plus abordable.
Toutefois, le délai d'attente le plus long est celui des maisons de retraite habilitées à l’aide publique. Soit un délai s’étendant sur plus d'un an. C'est principalement dû au fait que ce sont des EHPAD prévus pour des revenus modestes.
Faut-il déposer un dossier d’admission en Ehpad pour visiter la maison de retraite?
La visite de la résidence ne nécessite pas le dépôt d'un dossier de demande d'admission en EHPAD. En fait, la plupart de ces maisons de retraite se montreront enthousiastes à l’idée de vous présenter leurs prestations et structures.
Néanmoins, en temps de crise sanitaire, avoir un rendez-vous pour la visite est assez compliqué.
Quelles sont les aides financières possibles pour payer en EHPAD ?
Pour payer les frais d’hébergement en EHPAD, une personne âgée peut bénéficier des aides suivantes :
- l'APA (Allocation personnalisée en Autonomie),
- l'ASH (Aide Sociale à l'Hébergement)
- les aides au logement, dont l'APL.
À noter que l'attribution de ces aides se fait selon la situation et des revenus de la personne âgée. Elles peuvent en outre être cumulées.
