Écrire un message clair et cohérent peut sembler difficile lorsqu’on ne sait pas comment rédiger un e-mail professionnel en anglais. Autant que les mots utilisés, la structure et le style comptent énormément.
Cet article a pour but de vous guider pas à pas pour améliorer vos communications professionnelles en anglais.
N’hésitez pas à solliciter notre service d’aide à la rédaction pour un accompagnement personnalisé.
Vocabulaire pour bien rédiger un e-mail professionnel en anglais
Rédiger un e-mail professionnel en anglais exige une bonne maîtrise du vocabulaire anglais et de quelques règles de base. En effet, tout comme en français, la rédaction en la langue de Shakespeare obéit à des normes.
Lorsque vous vous adressez Ă des potentiels partenaires d’affaires ou encore Ă des collaborateurs, il est crucial d’utiliser les bons mots, mais aussi le bon ton.
Dans cette section, nous allons vous donner des astuces pour vous aider à mieux structurer vos messages du début à la fin. Nous vous aiderons également à choisir la bonne accroche et à adapter votre ton en fonction de votre destinataire.
Notre objectif est simple : vous donner toutes les clés pour écrire des e-mails clairs, professionnels, efficaces et sans ambiguïté.
L’objet du e-mail
L’objet du e-mail est une partie essentielle pour guider votre destinataire. Ă€ cet effet, il est recommandĂ© d’utiliser un vocabulaire clair et prĂ©cis. Évitez surtout les phrases trop longues ou vagues.
Selon le contexte, voici quelques exemples : Request for Information, Meeting Confirmation, etc.
Choisissez des mots simples pour permettre une compréhension immédiate. Gardez à l’esprit que l’objet doit refléter le corps du message.
Salutations
Les salutations doivent respecter les règles professionnelles. Lorsqu’il s’agit d’un destinataire connu, utilisez des expressions telles que : Dear Mr Smith (pour un homme) ou Dear Ms Johnson (pour une femme).
En revanche, s’il s’agit d’un destinataire inconnu, optez pour des expressions telles Dear Sir or Madam.
Dans le contexte de e-mails professionnels, Ă©vitez les salutations trop informelles comme Hi ou Hello.
Commencer un e-mail
Commencer un e-mail avec une phrase claire est essentiel pour rassurer votre interlocuteur. Ă€ cet effet, vous pouvez employer des phrases telles que “I hope you are well”; “I am writing to inform you…” Cette ouverture est efficace dans la mesure oĂą elle permet d’introduire le corps du message de manière professionnelle.
Exprimer un objectif spécifique
Nous vous recommandons d’exposer votre objectif dès les premières lignes. Voici quelques phrases que vous pouvez utiliser dans ce sens : My objective is to clarify…; I would like to request…; I am reaching out to discuss…
Cette clarté est fondamentale, car elle aide votre destinataire à comprendre rapidement votre intention.
Exprimer un accord ou un désaccord
Pour exprimer une opinion, qu’il s’agisse d’un accord ou d’un désaccord, il est recommandé d’employer un ton professionnel. Pour exprimer votre accord, vous pouvez utiliser des expressions telles que “I fully agree with your suggestion”.
En revanche, s’il s’agit de montrer votre désaccord, vous pouvez le faire de manière polie en utilisant des phrases telles que : “I am afraid I cannot agree with this proposal”; “I see things differently regarding this point.”
Annoncer des pièces jointes
Pour annoncer la présence de pièces jointes, vous pouvez utiliser des phrases à l’instar de : Please find attached the requested document. Avant d’envoyer vos pièces jointes, vérifiez toujours qu’il s’agit des bons fichiers.
Conclure un e-mail
La conclusion d’un courriel doit se faire en une phrase courte et de manière professionnelle. Exemples de phrases que vous pouvez utiliser à ce niveau : I look forward to hearing from you.
Formules de politesse
Les formules de politesse à la fin d’un e-mail sont nombreuses. Entre autres, on a Kind regards, Best regards, Sincerely.
La signature
Si vous rédigez un e-mail sans signature automatique, ajoutez à la fin des informations telles que : votre nom complet, votre fonction, vos contacts. Vous pouvez même ajouter votre site ou votre page professionnelle. Ce type de signature renforce la crédibilité de votre message.
Pour aller plus loin
Des prompts ChatGPT pour e-mails professionnels peuvent vous aider à bien rédiger vos messages. Ils peuvent notamment vous aider à simplifier les formulations et même à améliorer le vocabulaire. ChatGPT peut également vous aider à rédiger une lettre de motivation en anglais, et même un CV.
Notre équipe crée pour vous un message clair, naturel et parfaitement adapté à votre objectif.
Abréviations essentielles à connaître
Les e-mails en anglais professionnel utilisent très souvent des acronymes pour gagner du temps. Ces abréviations simplifient les échanges et rendent très souvent les messages plus fluides. Voici les plus courantes et leur signification :
| Acronyme | Signification | Utilisation dans un e-mail |
|---|---|---|
|
ASAP |
As Soon As Possible |
Demander une action rapide |
|
FYI |
For Your Information |
Transmettre une information utile |
|
BTW |
By The Way |
Ajouter une précision secondaire et importante |
|
CC |
Carbon Copy |
Ajouter un destinataire en copie |
|
RE |
Regarding |
Indiquer le sujet lié au message |
|
TBD |
To Be Determined |
Indiquer qu’une action doit être entreprise à une heure ou un jour non déterminé |
Les erreurs à éviter pour bien rédiger un e-mail professionnel
Vous vous demandez comment écrire un e-mail professionnel, sans faire d’erreurs ? C’est une question fondamentale, car les erreurs peuvent nuire à votre crédibilité.
Ainsi, respecter les normes de rédaction permet d’écrire un message à la fois clair et professionnel. Voici les pièges les plus fréquents.
Maladresses de style, syntaxe
Certaines formulations peuvent sembler naturelles en français, mais elles paraissent maladroites en anglais. C’est pourquoi nous vous recommandons d’éviter les tournures trop longues. Optez plutôt pour des phrases courtes et directes.
Pièges et faux-amis
Les faux-amis constituent un véritable piège en anglais. Il est important de vous assurer de la signification exacte des mots que vous employez.
Faux-amis courants
Certains mots ressemblent fortement au français mais n’ont pas le mĂŞme sens. Par exemple, library signifie bibliothèque et non librairie. Actually ne signifie pas actuellement, mais en rĂ©alitĂ©. De mĂŞme, eventually ne veut pas dire â€Â« Ă©ventuellement†»‬, mais plutĂ´t â€Â« finalement†»‬ ou â€Â« en fin de compte†»‬.
Ces erreurs peuvent modifier le sens du message. Nous vous recommandons de toujours faire quelques vérifications afin d’éviter les confusions inutiles.
Règles de ponctuation
La ponctuation en anglais diffère de la ponctuation française. Par exemple, vous devez éviter les espaces avant les signes de ponctuation. Utilisez aussi la virgule après les salutations, conformément aux normes de rédaction anglaises.
Nos experts corrigent votre texte pour garantir précision, clarté et zéro faute avant l’envoi.
Modèles d’e-mails professionnels en anglais pour vous guider
Dans cette section, nous vous proposons deux modèles d’e-mails professionnels en anglais. Chaque exemple peut vous aider à structurer votre message et à adopter un ton clair et professionnel en fonction du destinataire et de l’objet du e-mail. Ainsi, vous pouvez adapter chaque modèle selon votre objectif.
Example 1 : Professional Inquiry E-mail
Subject: Request for Information About Your Services
Dear Mr Thomas,
I am writing to request more details about your communication services. I would like to understand your pricing and your working process. Could you please send me your brochure and recent case studies ? I also want to know your available dates for a short meeting.
Please let me know if you need additional information from me.
Thank you for your time and assistance.
Best regards,
Frank Williams
Example 2 : Follow-Up After a Job Application
Subject: Follow-Up Regarding My Application
Dear Hiring Manager,
I hope you are well.
I am sending this e-mail as a follow-up to my recent application. I submitted my résumé and my cover letter last week. I would like to know if you have any updates about the recruitment process.
This message aims to confirm my continued interest in the position. Feel free to contact me for further documents or clarifications.
Thank you very much for your attention.
Sincerely,
James Carter
Quelle conclusion ?
Vous savez maintenant comment rédiger un e-mail professionnel en anglais avec clarté et efficacité. En suivant les recommandations de cet article, vous pourrez structurer votre message de manière cohérente, en évitant les erreurs les plus fréquentes.
Chez Prorédaction, nous vous aidons à rédiger tous types de textes, selon vos besoins. Contactez-nous dès aujourd’hui pour obtenir un accompagnement personnalisé, afin d’améliorer vos communications professionnelles. Nous pouvons aussi vous aider à rédiger vos lettres de motivation, à présenter un document en anglais, et bien d’autres.
FAQ
Comment bien débuter un e-mail professionnel en anglais ?
Pour commencer un e-mail professionnel, il est recommandĂ© d’utiliser une phrase courte et claire pour annoncer votre intention. Une accroche comme “I am writing to…” permet d’expliquer immĂ©diatement votre objectif dès le dĂ©but.
Quelles expressions utiliser pour rester poli dans un e-mail professionnel en anglais ?
Les formules professionnelles comme “Kind regards”, “Best regards” ou encore “Sincerely” assurent un ton respectueux. Optez simplement pour une formule adaptée au niveau de formalité et à votre relation avec le destinataire pour conclure votre message efficacement.
Comment gérer correctement les pièces jointes dans un e-mail professionnel en anglais ?
L’idĂ©al est d’annoncer la pièce jointe dans le message avec une phrase simple comme “Please find attached….” Veillez aussi Ă nommer chaque fichier clairement afin d’éviter toute confusion et faciliter la lecture par votre destinataire.
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