Les prompts ChatGPT pour les e-mails professionnels : lesquels utiliser et exemples à suivre ?

L’IA, notamment des outils comme ChatGPT, prend une place croissante dans le quotidien des français, tant sur le plan académique que professionnel. Elle permet de produire des textes cohérents, comme des e-mails. Mais ici, il est indispensable de formuler un bon prompt ChatGPT afin d’optimiser le résultat.

Bien que de plus en plus utilisée, cette solution ne remplace pas encore pleinement les services d’aide à la rédaction de texte réalisés par des humains.

Que faut-il savoir sur ChatGPT ?

ChatGPT est un outil d’intelligence artificielle conçu pour générer du texte de manière claire et cohérente. Il a la capacité d’analyser différentes demandes et produire par la suite des réponses adaptées.

Ainsi, il est par exemple possible d’écrire ses e-mails avec ChatGPT, surtout lorsque vous manquez d’idées ou de temps.

En d’autres termes, pour la rédaction d’un e-mail professionnel en français, vous pouvez bénéficier de l’appui de cet outil d’IA. Entre autres, il peut vous proposer des formulations, corriger vos phrases, améliorer votre ton, etc. Il devient ainsi un assistant fiable pour créer des messages professionnels plus vites avec un maximum d’efficacité. Il suffit d’utiliser les bons prompts.

Atouts et limites de l’IA dans la rédaction d’e-mails professionnels

L’intelligence artificielle offre plusieurs avantages lorsqu’il s’agit de rédaction, notamment d’e-mails clairs et rapides. Elle aide à rédiger des messages cohérents et adaptés au contexte. Ainsi, pour bien rédiger un texte et l’optimiser, c’est un atout considérable.

Toutefois, il convient de dire que pour tirer le meilleur parti de cet outil, il est essentiel de faire un bon prompt ChatGPT afin de le guider avec précision. Cependant, il faut aussi reconnaître qu’il a quand même quelques limites.

Le tableau ci-dessous liste ses principaux avantages et inconvénients :

L’importance du contexte pour obtenir de meilleurs résultats avec ChatGPT

Le contexte est un élément essentiel lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger des e-mails. En effet, l’outil fournit ses réponses en fonction des informations fournies. En d’autres termes, il doit bien comprendre votre situation.

Un prompt pour écrire un message devient efficace seulement si vous mentionnez et décrivez chaque élément utile. Entre autres, il est important de mentionner le destinataire du e-mail, l’objectif, le ton souhaité, etc. Ces détails permettent à l’IA d’adapter son style et sa structure.

Les prompts détaillés réduisent les erreurs et évitent les réponses trop générales. Au contraire, ils guident l’IA vers un message plus pertinent. Donc, plus votre contexte est clair, plus le résultat sera cohérent et exploitable.

Modèles de prompts pour créer des e-mails professionnels

Cette section rassemble une liste d’exemples de prompts efficaces adaptés à différents contextes professionnels. Notre objectif est de vous aider à gagner du temps, tout en vous montrant comment formuler les best ChatGPT prompts possibles en fonction de chaque situation.

En effet, plus vos demandes seront claires, plus ChatGPT produira une réponse adaptée et pertinente. Les exemples ci-dessous incluent donc plusieurs formulations pour chaque type d’e-mail.

D’autre part, ils vous aideront à créer vos propres modèles de prompts. Alors si vous voulez par exemple écrire une lettre de motivation avec ChatGPT, demander des informations à un collaborateur, cette section constitue une base solide.

1. Relancer un prospect après l’envoi d’une proposition

Pour relancer un prospect, cela demande un ton professionnel et courtois. Voici des exemples :

• “Propose un e-mail professionnel pour relancer un prospect qui n’a pas répondu à ma proposition. Reste poli et concis.”
• “Écris un message pour rappeler à un prospect que le devis envoyé arrive bientôt à expiration. Utilise un ton professionnel.”

2. Reformuler un message peu clair ou mal structuré

ChatGPT excelle dans la réécriture, mais pour cela, vous devez utiliser des prompts bien structurés :

• “Réécris ce e-mail de façon claire, professionnelle et synthétique. Garde le sens exact du texte.”
• “Reformule ce message pour le rendre plus poli et mieux structuré. Améliore aussi la clarté, la logique et la formulation des phrases.”

3. Inviter vos collègues à un pot de départ

Ce type de e-mail doit être chaleureux tout en restant professionnel. Voici deux exemples de prompts que vous pouvez adapter à votre contexte :

• “Rédige une invitation à mes collègues pour mon pot de départ. Utilise un ton chaleureux, mais professionnel.”
• “Écris un e-mail simple pour inviter mes collègues à mon pot de départ ce vendredi.”

4. Demander des informations ou des précisions

L’objectif de ce type de prompts est de vous aider à structurer une demande claire au destinataire du courriel :

• “Rédige un e-mail pour demander des précisions sur un dossier en cours. Le ton doit être professionnel et courtois.”
• “Écris un message à mon collègue pour obtenir des détails sur une procédure interne.”

5. Présenter des excuses après une faute professionnelle

Un bon message d’excuse doit être à la fois responsable, clair et précis. Ci-dessous quelques exemples :

• “Écris un message à mon supérieur hiérarchique pour reconnaître une faute commise (insubordination) et demande des excuses en promettant de ne plus recommencer.”
• “Rédige un e-mail professionnel pour m’excuser auprès de mon chef pour un retard ou un oubli concernant un dossier urgent.”

6. Annoncer une absence ou un empêchement

Voici deux options que vous pouvez exploiter pour prévenir d’une absence :

• “Rédige un e-mail pour informer d’une absence imprévue. Présente la situation à l’origine de l’absence (problèmes familiaux) et utilise un ton professionnel.”
• “Écris un message pour prévenir mon supérieur d’un retard dû à une situation imprévue.”

7. Envoyer un document ou un fichier important

Vous pouvez utiliser ces prompts pour transmettre un document ou des fichiers importants à un collaborateur :

• “Écris un message à mon chef pour transmettre un fichier urgent avec un bref résumé de son contenu.”
• “Rédige un e-mail pour envoyer plusieurs pièces jointes et préciser leur utilité.”

8. Confirmer un rendez-vous ou une réunion

Ce type de courriel doit être suffisamment concis et précis. Allez droit au but tout en restant professionnel :

• “Rédige un e-mail pour confirmer un rendez-vous professionnel avec un client. mercredi après-midi.”
• “Écris un message pour valider une réunion avec des investisseurs et rappeler l’heure exacte.”

9. Remerciements après un entretien ou une collaboration

Voici des formulations utiles si vous souhaitez envoyer un message de remerciement :

• “Écris un message pour remercier un collègue pour son aide sur un dossier. Ton chaleureux et professionnel.”
• “Rédige un e-mail pour remercier un client après une collaboration fructueuse.”

10. Répondre rapidement à une demande urgente

Cela vous aidera à structurer une réponse rapide et professionnelle :

• “Écris un message court pour confirmer la prise en charge d’une demande urgente.”
• “Rédige une réponse professionnelle à une requête urgente, avec un ton calme et précis.”

Quelques outils pour rédiger vos e-mails grâce à l’IA

Pour écrire plus facilement vos e-mails avec l’IA, il y a de nombreux outils qui peuvent accompagner ChatGPT. C’est le cas de certaines extensions Google Chrome, à l’instar de Merlin ou encore de Jetwriter AI. Ces outils intègrent directement l’assistant dans votre messagerie. Ils offrent également des templates et des options qui permettent de choisir par exemple la longueur ou encore le style à utiliser dans le e-mail.

D’autres solutions, comme e-mail for Trello Power-Up existent. Elles utilisent l’IA pour enregistrer vos modèles fréquents, afin de créer des e-mails réutilisables tout en respectant votre style. Quelle que soit l’usage que vous en faites, il faut soumettre les textes rédigés à une vérification humaine après l’intervention de l’IA : c’est tout l’enjeu d’un site de correction et de relecture.

Les conseils pour rédiger un e-mail professionnel avec l’aide de ChatGPT

Lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger un message professionnel, il est important de considérer quelques éléments. Assurez-vous de donner un contexte clair et précis afin d’obtenir une réponse cohérente. Évitez surtout les formulations trop vagues. En effet, ce type de prompts conduit le plus souvent à des réponses trop génériques.

Vous pouvez également fournir d’anciens e-mails pour aider l’IA à comprendre votre ton et votre style. Après rédaction, relisez toujours le texte final pour vérifier les informations, les noms, les dates et autres données utiles. Assurez-vous enfin que le message reste concis, bien structuré et parfaitement adapté à la situation ou au contexte.

Tirez le meilleur parti de ChatGPT pour vos e-mails !

ChatGPT est assurément un allié essentiel pour la rédaction de vos textes. Que vous souhaitiez rédiger un e-mail professionnel en anglais ou en français, c’est un atout indéniable. Il suffit d’utiliser un bon prompt ChatGPT pour e-mail professionnel. Vous allez à coup sûr gagner du temps et produire des textes plus précis.

Chez Prorédaction, nous sommes prêts à vous accompagner pour rédiger tous types de contenus : e-mails, lettres de motivation, rapports, documents académiques (mémoires, thèses), etc. N’hésitez pas à solliciter notre aide pour obtenir un texte parfait, adapté à vos besoins spécifiques.