Les prompts ChatGPT pour les e-mails professionnels : lesquels utiliser et exemples à suivre ?

L’IA, notamment des outils comme ChatGPT, prend une place croissante dans le quotidien des français, tant sur le plan académique que professionnel. Elle permet de produire des textes cohérents, comme des e-mails. Mais ici, il est indispensable de formuler un bon prompt ChatGPT afin d’optimiser le résultat.

Bien que de plus en plus utilisée, cette solution ne remplace pas encore pleinement les services d’aide à la rédaction de texte réalisés par des humains.

Que faut-il savoir sur ChatGPT ?

ChatGPT est un outil d’intelligence artificielle conçu pour générer du texte de manière claire et cohérente. Il a la capacité d’analyser différentes demandes et produire par la suite des réponses adaptées.

Ainsi, il est par exemple possible d’écrire ses e-mails avec ChatGPT, surtout lorsque vous manquez d’idées ou de temps.

En d’autres termes, pour la rédaction d’un e-mail professionnel en français, vous pouvez bénéficier de l’appui de cet outil d’IA. Entre autres, il peut vous proposer des formulations, corriger vos phrases, améliorer votre ton, etc. Il devient ainsi un assistant fiable pour créer des messages professionnels plus vites avec un maximum d’efficacité. Il suffit d’utiliser les bons prompts.

Atouts et limites de l’IA dans la rédaction d’e-mails professionnels

L’intelligence artificielle offre plusieurs avantages lorsqu’il s’agit de rédaction, notamment d’e-mails clairs et rapides. Elle aide à rédiger des messages cohérents et adaptés au contexte. Ainsi, pour bien rédiger un texte et l’optimiser, c’est un atout considérable.

Toutefois, il convient de dire que pour tirer le meilleur parti de cet outil, il est essentiel de faire un bon prompt ChatGPT afin de le guider avec précision. Cependant, il faut aussi reconnaître qu’il a quand même quelques limites.

Le tableau ci-dessous liste ses principaux avantages et inconvénients :

L’importance du contexte pour obtenir de meilleurs résultats avec ChatGPT

Le contexte est un élément essentiel lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger des e-mails. En effet, l’outil fournit ses réponses en fonction des informations fournies. En d’autres termes, il doit bien comprendre votre situation.

Un prompt pour écrire un message devient efficace seulement si vous mentionnez et décrivez chaque élément utile. Entre autres, il est important de mentionner le destinataire du e-mail, l’objectif, le ton souhaité, etc. Ces détails permettent à l’IA d’adapter son style et sa structure.

Les prompts détaillés réduisent les erreurs et évitent les réponses trop générales. Au contraire, ils guident l’IA vers un message plus pertinent. Donc, plus votre contexte est clair, plus le résultat sera cohérent et exploitable.

Modèles de prompts pour créer des e-mails professionnels

Cette section rassemble une liste d’exemples de prompts efficaces adaptés à différents contextes professionnels. Notre objectif est de vous aider à gagner du temps, tout en vous montrant comment formuler les best ChatGPT prompts possibles en fonction de chaque situation.

En effet, plus vos demandes seront claires, plus ChatGPT produira une réponse adaptée et pertinente. Les exemples ci-dessous incluent donc plusieurs formulations pour chaque type d’e-mail.

D’autre part, ils vous aideront à créer vos propres modèles de prompts. Alors si vous voulez par exemple écrire une lettre de motivation avec ChatGPT, demander des informations à un collaborateur, cette section constitue une base solide.

1. Relancer un prospect après l’envoi d’une proposition

Mentionnez toujours la date d’envoi initial et proposez une aide concrète (un call bref, une précision). Relancez idéalement sous 5 à 7 jours.

Prompt basique : « Rédige un e-mail pour relancer le prospect [Nom] concernant la proposition envoyée le [date]. Ton professionnel et courtois. »

Prompt avancé : « Agis comme un commercial senior. Écris une relance par e-mail pour [Prénom du Prospect], responsable [Fonction] chez [Entreprise], à propos de notre proposition sur [Sujet/Solution] datée du [Date]. L’objectif est de raviver son intérêt en proposant : 1) un point de clarification sur un avantage clé, 2) la possibilité d’un call de 10 minutes pour répondre à ses questions. Insiste sur la valeur (ex : gain de temps, ROI). Ne pas s’excuser de relancer. »

2. Reformuler un message peu clair ou mal structuré

Fournissez toujours le texte source et précisez l’axe d’amélioration (concision, ton, structure logique).

Prompt basique : « Réécris cet e-mail pour le rendre plus clair et professionnel : [Coller le texte] »

Prompt avancé : « Tu es un expert en communication écrite. Reformule l’e-mail suivant pour le rendre plus persuasif et structuré. Applique ces règles : 1) phrase d’accroche percutante, 2) paragraphes courts avec une idée par paragraphe, 3) ton passif remplacé par un ton actif et direct, 4) call-to-action clair et visible. Texte à améliorer : [Coller le texte] »

3. Inviter à un événement interne (ex : pot de départ)

Incluez toujours les informations pratiques (date, heure, lieu) et une deadline pour les RSVP.

Prompt basique : « Écris une invitation pour mon pot de départ. Ton chaleureux. »

Prompt avancé : « Rédige un e-mail d’invitation à l’ensemble de l’équipe pour mon pot de départ. Le ton doit être reconnaissant et convivial. Inclure : – Date : [JJ/MM] – Heure : [Heure] – Lieu : [Lieu/Bureau] – Indication pour confirmer sa présence (RSVP) avant le [date]. Ajoute une note personnelle sur les bons moments passés ensemble. »

4. Demander des informations ou des précisions

Listez vos questions par points numérotés ou à puces pour plus de lisibilité.

Prompt basique : « Écris un e-mail pour demander des précisions sur le dossier [Nom du dossier]. »

Prompt avancé : « Rédige un message à [Prénom, Nom du destinataire, ex : le Service Comptabilité] pour demander des éclaircissements urgents sur le dossier [Référence]. Présente brièvement le contexte, puis liste 3 questions précises : 1) [Question 1], 2) [Question 2], 3) [Question 3]. Termine en proposant un point téléphonique rapide si besoin. Ton collaboratif. »

5. Présenter des excuses après une erreur

Évitez les justifications longues. Assumez, excusez-vous, détaillez les correctifs et concluez sur l’engagement futur.

Prompt basique : « Rédige un e-mail pour m’excuser auprès de mon manager pour [description brève de l’erreur]. »

Prompt avancé : « Écris un e-mail d’excuses formel à [Titre et Nom du supérieur] concernant l’incident survenu le [date] lié à [décrire l’erreur en 1 ligne]. La structure doit être : 1) reconnaissance claire et sans ambages de la faute, 2) bref exposé des causes racines (sans excuser l’erreur), 3) liste des actions correctives immédiates mises en place, 4) mesures pour éviter la récurrence, 5) demande d’excuses et réaffirmation de l’engagement. »

6. Annoncer une absence ou un empêchement

Soyez précis sur la durée, proposez un plan de couverture pour vos tâches urgentes et indiquez vos conditions de disponibilité limitée (si applicable).

Prompt basique : « Rédige un e-mail pour informer mon manager d’une absence imprévue demain pour raison personnelle. Ton professionnel. »

Prompt avancé : « Écris un message à [Titre et Nom du supérieur] pour l’informer d’une absence imprévue. Structure-le ainsi : 1) notification claire de l’absence et de sa durée prévue (du [date] au [date]), 2) cause concise (ex : maladie soudaine, urgence familiale), 3) état des dossiers urgents et plan de couverture (ex : le collègue [Nom] est briefé sur le dossier X), 4) modalités de contact en cas d’extrême urgence. Termine en présentant vos excuses pour la gêne occasionnée. »

7. Envoyer un document ou un fichier important

Nommez précisément le(s) fichier(s), résumez l’essentiel du contenu en une phrase et précisez l’action attendue (pour information, validation, etc.).

Prompt basique : « Écris un e-mail pour envoyer le fichier [Nom du fichier] à [Prénom du destinataire]. »

Prompt avancé : « Rédige un e-mail à destination de [Prénom, Nom et Fonction] pour lui transmettre le document suivant en pièce-jointe : [Nom précis du fichier]. Le message doit annoncer l’envoi ; fournir un résumé exécutif en une phrase du contenu/objectif du document ; indiquer clairement l’action souhaitée (ex : « Pour revue », « Pour validation avant le [date] », « Pour information ») ; proposer un point de suivi si nécessaire. »

8. Confirmer un rendez-vous ou une réunion

Répétez systématiquement les 3 éléments clés (date, heure, lieu/plateforme), incluez l’ordre du jour et les éventuels préparatifs requis.

Prompt basique : « Rédige un e-mail pour confirmer mon rendez-vous avec [Nom du client] mercredi. »

Prompt avancé : « Écris un e-mail de confirmation formelle pour la réunion avec [Noms des participants/Entreprise]. La structure doit être : 1) objet clair avec la date, 2) rappel des détails : Date : [Date], Heure : [Heure, fuseau horaire], Durée : [X]h, Lieu/Lien : [Adresse ou lien visio], 3) répétition de l’ordre du jour et de l’objectif principal, 4) liste des documents ou préparatifs demandés aux participants. Termine en proposant de vous contacter pour toute modification. »

9. Exprimer ses remerciements après un entretien ou une collaboration

Soyez spécifique dans votre gratitude (citez un point précis), gardez un ton mesuré et aligné avec la relation (plus ou moins formel).

Prompt basique : « Écris un message pour remercier [Nom] pour son aide. »

Prompt avancé : « Rédige un e-mail de remerciement à [Titre et Nom du destinataire] suite à [l’entretien du [date] / la collaboration sur le projet X]. Le message doit exprimer une gratitude sincère et personnalisée (mentionner un point particulier de l’échange ou une qualité de la collaboration) ; réaffirmer brièvement votre intérêt ou votre satisfaction quant au résultat ; conclure par une perspective tournée vers l’avenir (ex : « Dans l’attente de nos prochains échanges », « Au plaisir de collaborer à nouveau »). Ton : [Préciser : chaleureux et professionnel / formel]. »

10. Répondre rapidement à une demande urgente

Accusez réception explicitement, donnez un délai réaliste pour une réponse détaillée, et proposez un canal de contact privilégié pour l’urgence.

Prompt basique : « Écris une réponse courte pour dire que je traite la demande urgente de [Nom]. »

Prompt avancé : « Rédige une réponse immédiate à la demande urgente de [Nom de l’expéditeur] concernant [Sujet]. Le message doit accuser réception et reconnaître le caractère urgent/prioritaire de la demande ; donner une indication transparente sur la suite (ex : « Je traite cela en priorité et vous apporterai une réponse complète d’ici [heure/date] ») ; demander tout complément d’information critique manquant ; indiquer le meilleur moyen pour vous joindre en cas de nouvelle urgence liée à ce sujet. Ton : calme, rassurant et efficace. »

Quelques outils pour rédiger vos e-mails grâce à l’IA

Pour écrire plus facilement vos e-mails avec l’IA, il y a de nombreux outils qui peuvent accompagner ChatGPT. C’est le cas de certaines extensions Google Chrome, à l’instar de Merlin ou encore de Jetwriter AI. Ces outils intègrent directement l’assistant dans votre messagerie. Ils offrent également des templates et des options qui permettent de choisir par exemple la longueur ou encore le style à utiliser dans le e-mail.

D’autres solutions, comme e-mail for Trello Power-Up existent. Elles utilisent l’IA pour enregistrer vos modèles fréquents, afin de créer des e-mails réutilisables tout en respectant votre style. Quelle que soit l’usage que vous en faites, il faut soumettre les textes rédigés à une vérification humaine après l’intervention de l’IA : c’est tout l’enjeu d’un site de correction et de relecture.

Les conseils pour rédiger un e-mail professionnel avec l’aide de ChatGPT

Lorsque vous utilisez ChatGPT pour rédiger un message professionnel, il est important de considérer quelques éléments. Assurez-vous de donner un contexte clair et précis afin d’obtenir une réponse cohérente. Évitez surtout les formulations trop vagues. En effet, ce type de prompts conduit le plus souvent à des réponses trop génériques.

Vous pouvez également fournir d’anciens e-mails pour aider l’IA à comprendre votre ton et votre style. Après rédaction, relisez toujours le texte final pour vérifier les informations, les noms, les dates et autres données utiles. Assurez-vous enfin que le message reste concis, bien structuré et parfaitement adapté à la situation ou au contexte.

Tirez le meilleur parti de ChatGPT pour vos e-mails !

ChatGPT est assurément un allié essentiel pour la rédaction de vos textes. Que vous souhaitiez rédiger un e-mail professionnel en anglais ou en français, c’est un atout indéniable. Il suffit d’utiliser un bon prompt ChatGPT pour e-mail professionnel. Vous allez à coup sûr gagner du temps et produire des textes plus précis.

Chez Prorédaction, nous sommes prêts à vous accompagner pour rédiger tous types de contenus : e-mails, lettres de motivation, rapports, documents académiques (mémoires, thèses), etc. N’hésitez pas à solliciter notre aide pour obtenir un texte parfait, adapté à vos besoins spécifiques.